Während Vertrags- oder Konstruktionsunterlagen, auch in Form von Zeichnungen früher in Papierform vorlagen, werden heutzutage oft Datenträger mit digitalen Versionen dieser Dokumente zur Aufbewahrung an den Treuhänder, neudeutsch Escrow-Agent, übergeben. Obwohl dies bereits einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung darstellt, kann man es nicht als eine voll-digitale Lösung bezeichnen. Bei der Auswahl der richtigen Datenträger sind viele Fragen richtig zu beantworten, um sicher zu sein, dass diese im Treuhandfall überhaupt funktionieren. Dazu gehört die Langlebigkeit, die verwendeten Formate, die zukünftige Verfügbarkeit von Lesegeräten wie auch die Wahrscheinlichkeit, dass zukünftige Betriebssysteme abwärtskompatibel sind. Trotz der digitalisierten Daten ist immer noch eine sichere, physische, oft aufwendig zu organisierende Übergabe der Datenträger an den Treuhänder notwendig. Nicht jeder Treuhänder verfügt über zwei, ausreichend voneinander entfernte Standorte, um sicherzustellen, dass bei Ausfall eines Standorts, z.B. wegen Feuers, im Treuhandfall noch eine weitere Kopie vorrätig ist.
Vor allem diese physischen Prozesse verhindern ein häufiges Update, wie es die Begünstigten eigentlich erwarten dürften und reduzieren die beim Treuhänder hinterlegten Informationen auf ein notwendiges Minimum, obwohl es auch für den Lieferanten ein Mehr an Sicherheit bedeutet, wenn zusätzliche Informationen hinterlegt werden, z.B. um leicht Nachweise zum Schutz des eigenen geistigen Eigentums erbringen zu können.
In einer zunehmend vernetzten Welt ist diese Form des Escrow überholt und die fortschreitende Digitalisierung der Wirtschaft verlangt nach digitalen Treuhandlösungen, dem Digital Escrow. Damit ist aber nicht nur die digitale Einlieferung und Archivierung gemeint, sondern eine komplette voll-elektronische Abwicklung des gesamten Treuhandprozesses. Und das ist eben mehr als nur das Übergeben eines digitalen Gutes und dessen dauerhafter Aufbewahrung.
Eine wirkliche Digitalisierung des gesamten Prozesses fängt mit seiner Konfiguration an und erlaubt bis zur Löschung bzw. Herausgabe eines Deposits die jederzeitige Kontrolle, Anpassung und Steuerung der jeweiligen Dienstleistung. Der Service muss jederzeit an wechselnde und wachsende Bedürfnisse angepasst werden können.
Die Digital Escrow Software-as-a-Service-Lösung von DENIC Services bietet ein Kontrollcenter, über das
- beliebig viele Lieferanten und Begünstigte angelegt werden können,
- die Anzahl jährlicher Deposits und Einlieferungstermine festgelegt werden können,
- Lieferanten vor jedem Einlieferungstermin automatisch an ihre Verpflichtung zur Lieferung erinnert werden,
- automatisch Mahnungen verschickt werden, wenn Einlieferungen verpasst wurden,
- eine Dateiliste gepflegt wird, die den Inhalt eines Deposits festlegt, wie er zum Zeitpunkt der Einlieferung überprüft werden soll,
- Nachrichten über den Erfolg oder Misserfolg einer Einlieferung, sowohl an den Lieferanten wie auch an die Begünstigten,
- die Anzahl Generationen eines Deposits, die aufbewahrt werden sollen und auch die Dauer, die ein Deposit aufbewahrt wird, bis es als veraltet gelöscht werden soll.
Alle Beteiligten haben Zugang zu diesem Kontrollcenter und haben in Echtzeit Einblick in die Teile des Prozesses und Statusinformationen, die für sie relevant sind. So können Lieferanten die Schlüssel hinterlegen bzw. die Zugangsdaten laden, die für eine online Einlieferung benötigt werden. Begünstigte Können kontrollieren, dass alle erwarteten Hinterlegungen stattgefunden haben. In einer nächsten Version wird das Kontrollcenter allen Beteiligten die notwendigen Vertragsformulare zur elektronischen Unterschrift zur Verfügung stellen und so online sicherstellen, dass alle Parteien in ihren Rechten und Pflichten untereinander abgesichert sind. Sicherheit ist sowieso ein wichtiger und integraler Aspekt dieser Lösung. Während die Steuerung und die Einlieferung noch weltweit über das Internet möglich sind, werden geprüfte und akzeptierte Deposits verschlüsselt in zwei ISO27001-Rechenzentren in zwei EU-Mitgliedsländern sicher archiviert. Auf diese Archive gibt es keinen Internetzugriff und nur DENIC Services als Treuhänder kann Deposits für eine Herausgabe aus diesen Archiven holen. Die beiden Rechenzentren bieten ein Höchstmaß an Ausfallsicherheit und stellen sicher, dass jederzeit Rund-um-die Uhr an 365 Tagen im Jahr eingeliefert und im Treuhandfall immer schnell ausgeliefert werden kann. Als voll-digitale Lösung kann das Kontrollcenter an die Corporate Identity eines Kunden angepasst werden, Lieferanten können die Einlieferung automatisieren und direkt aus ihren Geschäftsprozessen die Deposits zur Verfügung stellen und Begünstigte müssen nie mehr per Telefon oder schriftlich nachfragen, ob ein Deposit vertragsgemäß eingeliefert wurde. Wer will sich bei so viel Komfort und Sicherheit noch mit veralteten Prozessen, physikalischen Datenträgern und geringer Transparenz rumschlagen?