Eine weniger bekannte Dienstleistung, aber für viele Unternehmen kritisch für den Unternehmenserfolg ist die Einlagerung von Geschäftsgeheimnissen bei einem Treuhänder, der als unparteilicher Dritter zwischen zwei oder mehreren Parteien fungiert. Alle Parteien haben ein wesentliches wirtschaftliches Interesse an diesen Geschäftsgeheimnissen, die der Eigentümer des geistigen Eigentums aber nicht mit den anderen Parteien teilen will.
Eine sehr einfach zu erklärende Variante ist das sogenannte Sourcecode-Escrow. Ein Anbieter von Software stellt Programme oder Prozesse, die auf Programmen basieren, seinen Kunden zur Verfügung, die damit für ihre eigenen Unternehmen kritische Prozesse und/oder wichtige Ergebnisse erzielen. Der Softwarehersteller will aus guten Gründen den Sourcecode nicht verteilen, weil der die Grundlage seines Geschäftsmodells bildet und er bei Kopieren oder Weiterentwicklung durch Dritte einen entsprechenden Nachteil befürchten muss. Für seine Kunden ist es aber wichtig, eine Sicherheit zu haben, dass bei Ausfall des Herstellers das eigene Geschäft nicht leidet, weil dann der Sourcecode für den weiteren Betrieb und eine mögliche Weiterentwicklung zur Verfügung steht.
Dafür fungiert der Notar als Treuhänder. So weit so gut, soweit bekannt.
Was ändert sich mit Digital Escrow
Vieles, denn der Prozess wird für alle Beteiligten einfacher. Der Notar erhält zusätzliche Möglichkeiten, seine Dienstleistung als Treuhänder zu erweitern. Jede Art von Vergegenständlichung digitaler Assets in Datenträger entfällt. Niemand muss mehr Speichermedien erstellen, die möglicherweise nicht vollständig erstellt wurden, defekt sind oder eine maximale Lebensdauer haben. Bänder müssen nicht mehr regelmäßig umgespult werden, CDs und DVDs nicht auf die Formate überprüft werden, die aktuell verfügbare Abspielgeräte noch unterstützen, Fragen zur Schutzklasse von Tresoren und nach der Ausfallsicherheit von Standorten entfallen.
Mit Digital Escrow by DENIC Services kann der Notar seinen Mandanten einen Treuhandservice anbieten, der komplett online abgewickelt und gesteuert wird. In einer Art Kontrollcenter kann der Notar online die Parameter für ein Treuhänderverhältnis einstellen, jederzeit anpassen und erweitern. Es können automatisiert Terminerinnerungen für geplante Einlieferungen, Mahnungen bei Nicht-Einlieferungen und Bestätigungsnachrichten für erfolgreiche Einlieferungen verschickt werden. Jederzeit können über das Portal des Notars Lieferanten oder Begünstigte hinzugefügt oder abgemeldet werden, so dass alle Arten von möglichen Geschäftsbeziehungen abgebildet werden können. So kann z.B. auch ein Automobilhersteller über Digital Escrow alle seine Lieferanten auffordern, wichtige Konstruktionsunterlagen, Stücklisten, Zeichnungen usw. beim Treuhänder zu hinterlegen.
Über einen Vertragskonfigurator, der vom Notar selbst vorgegebene Vorlagen für alle beteiligten Parteien erstellt, werden diese mit den notwendigen Vertragsunterlagen versorgt und können diese elektronisch unterschreiben.
Alle Beteiligten haben Zugang zu dem System, das den Nutzern im Corporate Design der Kanzlei und damit als integraler Teil seines One-Stop-Shops zur Verfügung gestellt wird.
Alle Einlieferungen, die sogenannten Deposits, von allen Lieferanten erfolgen vollelektronisch und werden automatisch und sofort auf Vollständigkeit geprüft. Unvollständige oder unverschlüsselte Deposits werden abgelehnt. Angenommene Deposits werden mit einem Zeitstempel versehen, der den Zeitpunkt der Annahme für spätere Nachweise dokumentiert.
Eingelieferte digitale Assets können alle Arten von digitalen Dateien sein, also auch digitale Verträge, Urkunden, Zugangsdaten, Schlüsseldateien, Zertifikate, Konfigurationsdateien und zukünftig z.B. auch NFT-Tokens, mit denen der Besitz von realen Gütern über eine Blockchain dokumentiert wird.
Alle diese digitalen Assets werden als Deposit sicher verschlüsselt, bei Einlieferung auf Vollständigkeit geprüft und dann in zwei ISO27001-zertifizierten Rechenzentren in zwei Ländern der EU archiviert. Nach der Archivierung sind diese Deposits über das Internet nicht mehr erreichbar. Alle Deposits bleiben für die gesamte Aufbewahrungszeit verschlüsselt archiviert. Nach der vom Notar vorgegebenen Aufbewahrungsfrist werden Deposits automatisch und vollständig gelöscht.
Mit wenigen Klicks erweitert der Notar so sein Dienstleistungsportfolio um einen digitalen Treuhänderservice mit ständig wiederkehrenden Einnahmen.